Memento avant un voyage en autocar

Quelles sont les sources de financement du voyage pour écoles, collèges et associations ?

  • la participation des parents
  • les fonds de l’établissement
  • les subventions : des collectivités, du Foyer Socio-Educatif (FSE) ou de la Maison des lycéens (MDL)

Il faut financer la part des accompagnateurs : la plupart du temps ce sont les fonds de l’établissement qui sont utilisés, cependant si vous avez recours à des accompagnateurs extérieurs (parents d’élèves, conjoints…), ils devront prendre en charge leur propre part.
Il est interdit de facturer la part des accompagnateurs aux familles, même indirectement (via le FSE par exemple).

En collège et lycée, le financement des voyages est souvent voté en fin d’année civile : d’octobre à décembre. Soyez vigilant : c’est la participation maximale des familles et les subventions qui sont votées. Par conséquent il vaut mieux prévoir une participation des familles un peu surévaluée afin d’éviter de procéder à un second vote si le coût définitif dépasse ne serait-ce que de quelques euros le montant voté en Conseil d’Administration.

Ce n’est que deux semaines au minimum après le vote en CA que vous pouvez demander aux parents un premier acompte. Attention : suivant le montant, il faudra demander un, deux ou trois versements.

Paiement de la participation des familles

Suivant le montant, il faudra diviser le coût en deux ou trois paiements. Attention : très souvent, pour éviter des écritures comptables sur deux années civiles, les chèques émis par les familles entre novembre ou décembre ne seront encaissés qu’en février. Il faut donc en tenir compte pour éviter de demander aux familles un chèque en novembre et un en janvier qui seront tous deux encaissés en février !

Quels sont les moyens de paiement ?

  • espèces : nécessite un reçu de la gestionnaire
  • chèque : très souvent à l’ordre de l’agent comptable de l’établissement
  • chèques vacances : tous les établissements ont pour obligation d’accepter le paiement de tout ou partie des sorties et voyages scolaires en chèques vacances (note de service n° 2005-205 du 30 novembre 2005)

Quelles aides pour les familles ?

  • Fond Social Collégien (FSC) ou Fond Social Lycéen (FSL) : peut financer tout ou partie du voyage en fonction des revenus des parents (obligation de fournir les justificatifs nécessaires.)
  • Comités d’Entreprise : de nombreux comités d’entreprises peuvent rembourser tout ou partie du voyage scolaire sur présentation d’un justificatif de paiement et de participation.

Planification

La date du voyage scolaire répond souvent à des impératifs divers (semaine des voyages, périodes sans examen…), cependant ce choix est très important. Par exemple, un voyage en France coûtera moins cher et s’organisera plus facilement s’il se déroule en dehors des vacances de toutes les zones scolaires françaises. A l’étranger, il faut éviter les jours fériés et les périodes de fêtes durant lesquelles de nombreux sites seront fermés.

Communication à destination des familles

Suivant la durée du voyage, la communication sera différente, mais il faut savoir que les parents sont très friands des réunions de présentation des voyages scolaires et qu’ils seront bien plus assidus qu’aux réunions parents-profs.

  • courrier : la première étape est un courrier dans lequel vous demandez aux familles de payer une première partie du voyage et de s’engager à participer et à financer le reste du voyage. Attention : ces courriers doivent être validés par le chef d’établissement et le gestionnaire.
  • réunion de présentation : c’est un moment apprécié par les parents. Ils viennent y rencontrer les accompagnateurs, découvrir le programme et poseront les questions pratiques habituelles.

Prendre en compte les specificités des élèves

Il faudra anticiper et demander très tôt les particularités des élèves pour s’organiser au mieux, par exemple :

  • les contraintes alimentaires : choix alimentaires (pas de porc, pas de viande), les allergies alimentaires (arachide, soja…)
  • les élèves en fauteuil roulant ou en béquilles : pourront-ils suivre le groupe partout, pourront-ils louer un fauteuil roulant sur place pour se déplacer facilement ?
  • les soins médicaux : les élèves qui ont besoin de soins médicaux réguliers pourront-ils en bénéficier durant le voyage ?

Les documents à ne pas oublier

Certains documents incontournables doivent être distribués à tous les accompagnateurs au format papier et/ou numérique (sur smartphone, tablette…). Il est possible de numériser facilement de nombreux documents à l’aide de n’importe quel photocopieur pas trop ancien. Voici la liste de ces documents :

  • les photocopies recto-verso des cartes nationales d’identité de TOUS les participants
  • les listes d’appels
  • les trombinoscopes (très utiles pour les accompagnateurs qui ne connaissent pas tous les élèves ou en cas de disparition d’élève)
  • fiches de renseignements (allergies, remarques particulières) avec numéro de téléphone des responsables légaux ET des élèves
  • les listes de répartition des élèves/accompagnateurs par chambre, cela vous évitera de perdre une heure dans le hall de l’hôtel pour répartir les élèves dans les chambres
  • le planning très précis pour tous les accompagnateurs
  • les Plans d’Accueil Individualisés (PAI) des élèves
  • les cartes européennes d’assurance maladie de tous les participants
  • même si cela n’est plus obligatoire : une autorisation de sortie du territoire signée par les parents
  • le plan de l’avion ou du train pour savoir précisément où se trouvent les places qui vous sont réservées (ces plans se trouvent facilement sur internet)
  • si vous voyagez à l’étranger : des fiches individuelles pour les élèves, avec leur prénom, nom, numéro de téléphone de l’organisateur du voyage, nom, adresse et numéro de l’hôtel, numéro d’un accompagnateur
  • si vous dormez sur place : une petite fiche (en autant d’exemplaires que de chambres) pour indiquer aux élèves les numéros des chambres des accompagnateurs, très utile en cas de problème durant la nuit

Quelques objets bien utiles à ne pas oublier :

  • une trousse de secours
  • un appareil photo
  • une lampe de poche (quand vous parcourez les couloirs la nuit, à la recherche des élèves disparus…)
  • des sacs plastiques qui auront de nombreuses utilités
  • du papier pour prendre des notes
  • des crayons
  • le téléphone portable de l’établissement (en vérifiant que l’option internationale soit bien activée)
  • une batterie de secours pour vous permettre de recharger votre téléphone même en l’absence de prise électrique

Précautions à prendre pour les bagages :

  • étiqueter les bagages : c’est obligatoire dans tous les moyens de transport, mais en plus, cela vous permettra d’identifier le propriétaire du bagage oublié au fond du bus.
  • si vous prenez l’avion, vérifiez auprès de la compagnie le nombre de bagages autorisés, leurs dimensions, la limite de poids…
  • vérifier que les élèves n’emmènent pas d’objets interdits dans leur valise : couteau, ciseau, coupe-ongle, liquides… cela concerne l’avion mais également de nombreux musées et espaces publics.

PENDANT LE VOYAGE

Horaires

  • ne soyez pas trop optimiste sur l’avancée des élèves, il seront bien plus lents qu’un groupe du troisième âge ! Quel que soit leur âge, les élèves se déplacent très lentement et vous en traînerez toujours quelques uns en fin de groupe.
  • prenez contamment des marges en donnant des horaires de rendez-vous avancés d’au moins 20 minutes : que ce soit pour le réveil, les repas, les rendez-vous après les visites libres…
  • pour le coucher, n’espérez pas voir vos élèves s’endormir à 22h, et rien ne sert de se battre, il faut juste arriver à imposer un calme apparent de l’extérieur de la chambre et l’interdiction de sortir à partir d’une certaine heure. Si vous arrivez à obtenir cela avec des collégiens ou des lycées, ce sera déjà une grande victoire !

Maintenir le contact avec l’établissement

  • pensez à envoyer dès le départ un SMS, un mail ou un coup de téléphone au chef d’établissement et au conseiller d’éducation pour les informer des élèves absents et présents et du bon déroulement du début du voyage.
  • tenez informé l’établissement assez régulièrement et notamment lors du retour : un SMS sera souvent apprécié par le chef d’établissement pour avoir la confirmation que tout le monde est bien rentré.

Garder contact avec les familles

Les parents apprécieront que vous les teniez informés du déroulé du voyage. Pour cela, différents moyens :

  • les réseaux sociaux : Twitter est un excellent outil pour cela, simple et rapide qui vous permettra de poster depuis un smartphone ou une tablette
  • un blog : vous pourrez demander aux élèves d’écrire quelques articles, mais il vous faudra un accès à internet et un ou plusieurs ordinateurs à disposition
  • une webradio : une émission de quelques minutes tous les soirs en direct ou des reportages réalisés par les élèves tout au long de la journée. Il vous faudra tout l’équipement d’une webradio ainsi qu’un ordinateur et un accès à internet.

APRÈS LE VOYAGE

Réinvestir

D’un point de vue pédagogique, il est intéressant de faire travailler les élèves sur les thèmes abordés durant ce voyage, qui pourront ensuite être présentés en classe ou lors de journées portes ouvertes sous des supports variés :

  • diaporama ou document texte
  • présentation orale
  • affiches, visuels
  • émission de webradio
  • etc.

QUELQUES ANECDOTES

Quelques anecdotes qu'il est bon de connaître...

  • le bus vous dépose devant un hôtel et s’en va. Après 15 minutes de tentatives afin de joindre l’hôtel, nous apprenons que tout le groupe est finalement dans un hôtel situé à un kilomètre de là
  • deux jours avant le départ en avion vers l’Italie, un élève égare sa carte d’identité. Fort heureusement, la compagnie aérienne s’est contentée de la photocopie du document.
  • un garçon se blesse au foot la veille du départ et ne participe pas au voyage
  • à deux semaines du départ, des parents refusent de payer la deuxième moitié du voyage car leur fille n’a pas été répartie dans la même chambre que ses amies. Quelques échanges un peu plus directifs ont permis de faire entendre raison aux parents. Avoir recours à la fermeté est parfois la clé pour une issue favorable.
  • A l’instar de la fermeté, la diplomatie est également un précieux levier lorsqu’un garçon refuse de participer au voyage s’il ne dort pas dans la chambre avec ses amis. Après d’âpres négociations et la promesse d’un peu plus de liberté que les autres (dont il ne profitera finalement pas) il a accepté de participer au voyage.
  • trois élèves en voyage scolaire en Italie égarent carte d’embarquement ET carte d’identité après avoir franchi les contrôles aéroportuaires. Nous avions heureusement conservé une photocopie des cartes d’identité et une version numérique des cartes d’embarquement, ce qui leur a permis de regagner la France.